Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

BAITOKIL BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor Plaagpreventie.be. Koestraat 64 is de maatschappelijke zetel en geen publiek bezoekadres.

• BAITOKIL BV, handelend onder de merknaam Plaagpreventie
• Ondernemings- en btw-nummer: BE 0803.667.863
• Maatschappelijke zetel: Koestraat 64, 2270 Herenthout, België
• Privacyvragen en verzoeken: info@plaagpreventie.be
• Telefoon: +32 489 00 78 83

Wanneer geldt deze verklaring?

Deze verklaring geldt voor het gebruik van Plaagpreventie.be, een contactaanvraag, rechtstreeks contact via telefoon, e-mail of WhatsApp, een offerte en de uitvoering en opvolging van een opdracht. We ontvangen gegevens meestal rechtstreeks van jou. Wanneer een eigenaar, huurder, syndicus, werkgever of andere contactpersoon informatie over iemand anders bezorgt, vragen we alleen wat voor de aanvraag of opdracht nodig is.

Contact- en formulieraanvragen

Het korte homepageformulier vraagt je naam, e-mailadres en telefoonnummer. Het uitgebreide contactformulier vraagt daarnaast of je particulier of professioneel contact opneemt en bevat een berichtveld. Technisch bewaren we ook de bronpagina, eventuele UTM-parameters die al in de bezochte URL stonden, een unieke aanvraagcode, status en tijdstippen.

• Doel: je vraag beoordelen, antwoorden, een passende vervolgstap of offerte voorbereiden en de aanvraag opvolgen.
• Rechtsgrond: maatregelen nemen op jouw verzoek vóór een mogelijke overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). Voor algemene vragen en een beperkte interne opvolging kan ons gerechtvaardigd belang om correct te antwoorden en onze dienstverlening te organiseren gelden (artikel 6.1.f AVG).
• Bewaartermijn: maximaal twaalf maanden na ontvangst als de aanvraag niet tot een offerte of opdracht leidt. Daarna wordt het dossier verwijderd. Wordt de aanvraag onderdeel van een klantdossier, dan gelden de termijnen hieronder.
• Verplichte velden zijn nodig om je aanvraag betrouwbaar te beantwoorden. Zonder die gegevens kan het formulier niet worden verwerkt. Andere informatie is vrijwillig.

Rechtstreeks contact en opdrachtgegevens

Als je belt, mailt of na het eerste contact zelf WhatsApp gebruikt, verwerken we de gegevens die je via dat kanaal deelt. Tijdens een offerte of opdracht kunnen daar locatie- en afspraakgegevens, foto’s, waarnemingen, voorbereidingsinformatie, correspondentie, offertes, verslagen, facturen en betalingsgegevens bijkomen. Deel geen medische of andere gevoelige informatie tenzij dat strikt nodig is om een concrete veiligheidsvraag te bespreken.

• Doel: je aanvraag behandelen, een offerte opstellen, afspraken plannen, de overeengekomen dienst uitvoeren, nazorg geven en onze administratie voeren.
• Rechtsgrond: precontractuele stappen en uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG), wettelijke boekhoud- en fiscale verplichtingen (artikel 6.1.c AVG) en, waar nodig, ons gerechtvaardigd belang om afspraken en rechten te kunnen aantonen (artikel 6.1.f AVG).
• Niet-aanvaarde offertes en bijbehorende correspondentie bewaren we maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact.
• Klant- en interventiedossiers bewaren we zolang de opdracht loopt en daarna alleen zolang dat nodig is voor wettelijke verplichtingen of de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechten, met een maximum van tien jaar. Boekhoudkundige documenten bewaren we gedurende de wettelijke termijn van tien jaar.

Websitebezoek, beveiliging en misbruikpreventie

Webhosting- en beveiligingssystemen kunnen gewone technische verzoekgegevens verwerken, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL, browserkenmerken en fout- of beveiligingsmeldingen. Dat gebeurt om de website beschikbaar en veilig te houden op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG). Onze eigen formulier- en beveiligingslogs worden in beginsel maximaal dertig dagen bewaard; relevante gegevens kunnen langer worden afgezonderd wanneer dat noodzakelijk is om een concreet incident te onderzoeken of een recht vast te stellen. De publieke Firebase Hosting-laag van Google kan IP-gegevens volgens de providerinformatie enkele maanden bewaren voor misbruikdetectie en gebruiksanalyse.

• Het IP-adres wordt niet in het formulierdossier opgeslagen.
• Voor tijdelijke misbruiklimieten wordt het IP-adres technisch omgezet in een niet-terugleesbare HMAC-sleutel. Zulke sleutels verlopen uiterlijk na ongeveer 25 uur.
• Technische dagtotalen van geaccepteerde, geweigerde en gelimiteerde aanvragen bevatten geen contactgegevens en worden maximaal 400 dagen bijgehouden.
• We gebruiken bij lancering geen analytics, advertentiepixels, heatmaps, CAPTCHA of externe reviewwidgets.

Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Alleen personen en dienstverleners die de gegevens nodig hebben voor hun taak krijgen toegang. Zij ontvangen niet meer gegevens dan nodig en moeten passende vertrouwelijkheid en beveiliging toepassen.

• Bevoegde medewerkers en opdrachtnemers die aanvragen, planning, uitvoering of administratie verzorgen.
• Google/Firebase Hosting voor de publieke website en de verwerking van technische verzoekgegevens; Vimexx/Zxcs voor de afgeschermde WordPress/MariaDB-backend, mailbox en mailrelay; en eventuele IT-ondersteuning.
• Boekhouder, professionele adviseurs, verzekeraar of betalingsdienst wanneer dat voor een concrete opdracht of wettelijke verplichting nodig is.
• Overheidsdiensten, toezichthouders, gerechtsdeurwaarders of rechtbanken wanneer de wet dat vereist of voor de verdediging van een recht.
• Andere betrokken partijen, zoals een syndicus, eigenaar of onderaannemer, alleen wanneer de opdracht dat vereist en nadat de rol en noodzakelijke informatie zijn afgebakend.

WhatsApp en doorgiften buiten de EER

WhatsApp is een optioneel kanaal dat je zelf kunt kiezen na het eerste contact. Wanneer je WhatsApp gebruikt, verwerkt de aanbieder van dat kanaal ook gegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. Sommige technische dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruiken we alleen een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen waar nodig.

Je privacyrechten

Je kunt, voor zover de voorwaarden van de AVG zijn vervuld, vragen om inzage, een kopie, verbetering, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Wanneer een verwerking op toestemming zou steunen, kun je die toestemming altijd intrekken zonder dat dit eerdere verwerkingen onrechtmatig maakt.

• Mail je verzoek naar info@plaagpreventie.be of schrijf naar de maatschappelijke zetel.
• Vermeld voldoende informatie om je aanvraag terug te vinden. We vragen alleen aanvullende identificatie als dat redelijkerwijs nodig is om gegevens niet aan de verkeerde persoon te geven.
• We antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan de AVG een verlenging toelaten; daarover informeren we je tijdig.
• Een recht is niet absoluut. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten of de noodzaak om een rechtsvordering te behandelen verwijdering tijdelijk beperken.

Geen marketingprofiel of automatische beslissing

We gebruiken je aanvraag niet om een marketingprofiel op te bouwen en nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing die juridische of vergelijkbare belangrijke gevolgen voor je heeft. De formulierbackend kan buitensporige pogingen automatisch tijdelijk blokkeren om misbruik te beperken. Je kunt ons dan nog altijd via telefoon of e-mail contacteren.

Beveiliging, verwijdering en back-ups

We gebruiken onder meer HTTPS, beperkte toegangsrechten, afgeschermde beheerfuncties, tijdelijke gehashte limiteringssleutels en technische logging zonder contactgegevens in onderwerpregels. Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Bij een incident volgen we de toepasselijke meld- en informatieplichten.

Back-ups worden volgens een vaste rotatie overschreven en alleen gebruikt voor herstel. Daardoor kan een gewiste registratie nog tijdelijk in een beveiligde back-up aanwezig zijn. Als een back-up wordt teruggezet, wordt het geldende verwijderbeleid opnieuw toegepast.

Wijzigingen en vragen

We passen deze verklaring aan wanneer de gegevensstromen, leveranciers of wetgeving wijzigen. Belangrijke wijzigingen die gevolgen hebben voor een lopende verwerking communiceren we via een passend kanaal. Vragen kun je sturen naar info@plaagpreventie.be.